Zoom の使い方～新しいミーティングの設定から録画まで（New Meetingの設定）

こちら、ブログの中で一番人気の記事ですが、ZOOMのセキュリティも強化され、ルールが変わったところもありますので、内容を見直すことにしました。

Zoom の使い方～新しいミーティングの設定から録画まで（New Meetingの設定） - Candy's Diary

品質もよい少しお値段お高めのマイク

ZOOMの何が優秀？

この記事を読まれている方は、
「ズームでイベントを開催していしたいけれど、どう設定してよいかわからない」
ということが多いのではないでしょうか。

皆さんはズームと他のオンライン会議のアプリがどう違うかご存知でしょうか。私もお仕事で本格的に使うことはなく、お遊び程度でしか使っていないので、100%理解してはいないのですが、ズームが優秀なところは下記です。

相手のIDを知らなくても、オンライン会議用のURLを教えるだけで良い
パスワードを設定することが必要だけど、パスワードつきのURLが簡単に設定できる
ホスト（会議の開催者）が不在でも、会議を行う設定ができる（急にホストの予定が合わなくなった場合も参加者のみで会議を行うことが可能）

こんな感じで友達との雑談や、オンラインの食事会、程度の利用であれば、特にセキュリティ面を気にすることなく使えることが人気の理由ではないでしょうか。

例えばグーグルが提供している、Googleミートの場合。

　しばらくの間使っていないので、少し設定が変更されているかもしれませんが、会議の出席者のグーグルＩＤを知らないと会議にお誘いすることができません。ＩＤを知らなくても、会議が開催できるズームと比べると一手間かかる印象です。
　基本的にズームでいう「待機室」を設定する必要があり、ホストから許可されない限り、会議に参加することはできません。セキュリティが高めな設定とはいえますが、友達との雑談など、ポスト1人で開催する場合は、5人以上になると、この入室許可のクリック作業が意外と大変です。
　また、下にも詳しく書きましたが、5秒でもタイミングが遅れて入室される方がいらっしゃると、待機室に待機されていることに気づかないことがあります。これは遅れてくる方も悪いのですが、数秒の誤差に気付かず「遅れていない」と言われるとちょっと、対応が難しいところです。
　Googleミートでいいと感じたのは、レスポンスが早いこと。ズームだと会話に数秒誤差があるのですが、Googleミートだと会話がポンポンと繋がる印象を受けました。

Teams（マイクロソフト）の場合

　パソコンで会議をする場合、ブラウザのEdgeを使えば、別にアプリをインストールする必要がなく、使い勝手は良いです。私はパソコンでしか使っていないので、タブレットやスマホでの使い勝手は不明です。

　パソコンがWindowsであればマイクロソフトのＩＤが認識されているので、特にＩＤを取得したりする必要はないと思いますが、マックなどを使っていると、使い勝手が違うのかもしれません。

Webexの場合

一度Webeexで開催しました。URLを送るだけで会議の案内は可能ですが、ＩＤの登録などは必要だったかと思います。また、パソコンで使用する場合も、アプリをインストールする必要があります。私が開催した時も1人の方が調子悪くちょくちょく落ちていたのですが、知り合いなどからもXはそのようなトラブルが多いと聞きます。

無料で使える範囲で選ぶ

Googleミートはなんと、24時間無料で使えるようです。（2021年9月末まで延長）

pc.watch.impress.co.jp

例えばズームだと、3人以上の会話で無料なのは40分まで。それ以上続けたい時は再入室する必要があります。Webexは50分まで、Teamsは60分、Googleミートは上記の通り24時間。オンライン食事会には、Googleミートが良いのかもしれません。

一長一短あるオンライン会議システムですが

時間を決めてURLを取得したら、それを教えるだけで気軽に開催できるズームはやはりお手軽なようです。

Zoom公式HP（トップページ）にアクセスする

本日　https://zoom.us　をクリックすると下記につながりました。

f:id:xgreen_pink:20191229133211p:plain — Zoomのトップページ

上の画面で右上の「マイアカウント」をクリックすると下の画面となります。登録していない方は新規登録、登録済みの方はサインインします。すると下記の表示となります。このとき、本名が表示されるのが嫌な場合は、赤で囲んだ編集をクリックし、仮想IDなどに変更します。本名のままだと、会議中の自分の画像にも本名が表示されます。

次に、ピンクの下線を付した「ミーティングをスケジュールする」をクリックして設定画面に進みます。

f:id:xgreen_pink:20191229150120j:plain

トピックは「○○講習会」などの名前でよいでしょう。その他は適宜設定します。

分かりにくいのは後半です

f:id:xgreen_pink:20191229140114p:plain

①ミーティングID：ユーザー登録すると、個人に個別のミーティングIDがもらえます。しかし、多人数でのミーティングを開催したい場合は、「新しいミーティングIDを生成」を選びます。

②パスワードを設定する場合はチェックします。私は通常PW設定しません。

【2020.4月以降、パスワード有がデフォルト設定に変更されました】

③Zoom会議室に入室する場合ビデオをオンにするかどうかですが、これは入室時にも変更できるのでどちらの設定でもよいです。

④も③と同じく入室時に変更できます。どちらの設定でもよいです。

５からは専門用語もあり、イメージがわきにくく少し難しくなります。

⑤「ホストの前の参加を有効にする」かどうか。自分が入室するまで誰も入れない反面、自分が遅れても入ってもらえるという安心感はあります。

この件の失敗談です。

無料のZoomだと40分の制限があり、これはホストが入室した時間からカウントされるのではなく、第一人目が入室した時間からカウントされます。例えば、ホストの前の入室を有効にし、参加者のうち１人が10分前に入室したとします。この場合8：50～9：30までが初めの無料40分となります。開始時間を9：00に設定しても、ホスト前の入室を有効にすると始まりが何時何分なのか確認する必要があり、9：40までは使えないのです。運よくこの日は早めに切り上げ再入室を促したものの、いきなりプツッと切れる直前でした。確かに「あと10分で切れます」という表示が9：20に出ましたが、こちらは40分までは使えると思い込んでいるため「Zoomの方がおかしい」と思ってしまったのでした。思い込みあるある、です。

⑥はチェックを入れた方がよいと私は思います。ここもあとから変更できますが、参加者の１人が工事現場の中にいたりすると入ったと同時に騒音が全員に響くことになります。

⑦待機室とは。文字通り待機する場所をバーチャル空間に設定します。でもこれ、ホスト以外は待機室の扉を開けてあげることができないんです。そのため、待機室を設定すると1人ずつ「入出を許可する」をクリックする作業が必要になります。業務ミーティングでもない限り、ここまでする必要は無いように感じます。
私は以前、この待機室から全員入室していただいたと思っていたら1人残られていたということを経験しました。おそらく5秒か10秒の差で待機室に入られたのだと思います。

【待機室も2020年7月現在「設置する」がデフォルト設定に変更されました】

※パスワードも待機室も、セキュリティ向上なので仕方ありませんが、待機室はZOOMに慣れない頃にホストになると、緊張しているうえに、イベントも進めなければならず、数秒の遅れでホストは気づかないことが多いので注意が必要です。